Zasady realizacji projektów

Pytania dotyczące realizacji projektów należy kierować do Działu Nauki: aen@wum.edu.pl

W korespondencji dotyczącej projektu należy posługiwać się symbolem projektu, tj. symbolem źródła finansowania.  Symbol źródła finansowania składa się z następujących elementów: 

1. Kod jednostki
2. numer projektu w jednostce
3. dyscyplina (F - nauki farmaceutyczne, M - nauki medyczne, Z - nauki o zdrowiu)
4. rodzaj projektu (GW - grant wewnętrzny, MB - Młody Badacz, MG - minigrant studencki), w części konkursów stosowana jest dodatkowa identyfikacja uwzględniająca wiek kierownika projektu.
5. N (nauka)
6. rok przyznania środków.

np.  XXX/1/M/GW/N/26. Numer niezawierający kodu jednostki był wyłącznie numerem wniosku w konkursie i nie stanowi numeru realizowanego projektu.  

RAPORTY Z REALIZACJI I RAPORTY KOŃCOWE

Przypominamy o konieczności składania raportów z realizacji projektów zgodnie z harmonogramem i warunkami określonymi w Regulaminie właściwym dla danego konkursu (raport z realizacji oraz raport końcowy). Raport należy złożyć w wersji edytowanej (dokument WORD) oraz formie skanu podpisanego dokumentu. Raport należy wysłać na adres Działu Nauki aen@wum.edu.pl.

• Raport z realizacji projektu ​​składany jest w ciągu 2 miesięcy od daty zakończenia realizacji projektu),
• Raport końcowy (po opublikowaniu publikacji, nie później niż w ciągu 2 lat od daty zakończenia realizacji projektu).

HARMONOGRAMY WYDATKOWANIA ŚRODKÓW

Projekty 2026

• Budżet przyznany na rok 2026
  • 31.10.2026*: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie EZD;
  • 31.12.2026: ostateczny termin udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.) 
  • 29.01.2027: ostateczny termin przekazania do Kwestury dokumentów finansowych potwierdzających realizację dostaw/usług.
• Budżet przyznany na rok 2027
  • 31.10.2026: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie EZD;
  • 31.12.2027: ostateczny termin udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.)

  • 29.01.2028: ostateczny termin przekazania do Kwestury dokumentów finansowych potwierdzających realizację dostaw/usług

    *) Komunikatem z dnia 2.07.2026 termin wydłużony do 15.11.2026

Projekty 2025

• Budżet przyznany na rok 2025
  • 31.10.2025: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie EZD;
  • 31.03.2026: ostateczny termin udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.) 
• Budżet przyznany na rok 2026
  • 31.10.2026: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie EZD;
  • 31.12.2027: ostateczny termin udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.)

Projekty 2024

• Budżet przyznany na rok 2024
  • 31.10.2024: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie workflow;
  • 31.03.2025: ostateczny termin udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.) w projektach zatwierdzonych do finansowania w 2024 roku
• Budżet przyznany na rok 2025
  • 31.10.2025: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie EZD;
  • 31.12.2025: ostateczny termin udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.) w projektach zatwierdzonych do finansowania w 2024 roku

Projekty 2023:

• środki nie wydane w ramach budżetów uruchomionych w 2023 r. przesuwane są na rok 2024;
• 31.10.2024: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie workflow;
• 31.12.2024: ostateczny termin udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.) w projektach zatwierdzonych do finansowania w 2023 roku.

Projekty 2022

• środki nie wydane w ramach budżetów uruchomionych w 2022 r. przesuwane są na rok 2023;
• 31.12.2023: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie workflow;
• 31.12.2023: ostateczny termin udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.) w projektach zatwierdzonych do finansowania w 2022 roku

Projekty 2021:

• 30.09.2022: ostateczny termin złożenia wniosków w systemie workflow;
• 31.12.2022: ostateczny termin wydania i udokumentowania poniesionych kosztów (przedstawienia faktur, rachunków do umów cywilno-prawnych, rozliczeń delegacji itp.) w projektach zatwierdzonych do finansowania w 2021 roku
• Pismo z dnia 3.09.2021 roku w sprawie terminów wydatkowania środków przyznanych w 2021 r. 

ZASADY WYDATKOWANIA ŚRODKÓW

Ogólne zasady wydatkowania środków:

• Środki należy wydatkować zgodnie z kosztorysem określonym we wniosku złożonym w konkursie.
• Dyspozycje dotyczące wydatkowania środków należy złożyć  zgodnie z obowiązującą w danym przypadku procedurą (patrz poniżej).
• Dyspozycje dotyczące wydatkowania środków składa dysponent środków.
• Zakup/wydatek może być realizowany wyłącznie po zatwierdzeniu wniosków o dokonanie danego zakupu/wydatku.
• Dokumenty księgowe (rachunki, faktury)  ze względu na sytuację epidemiologiczną należy przekazywać drogą mailową np. faktury należy wysyłać na adres efaktury@wum.edu.pl. 

Szczegółowe zasady wydatkowania środków

Zakup towarów i usług (wewnętrznych i zewnętrznych), delegacje, w tym opłaty zjazdowe:

• Aby zakupić towary i usługi, opłacić udział w konferencji online należy złożyć wniosek w systemie EZD.
• Instrukcja składania wniosków w EZD: Instrukcja składania wniosków w EZD
• Zasady obiegu wniosków określone są w Regulaminie planowania zakupów oraz procedury wnioskowania dotyczącej zamówień w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym oraz Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym obowiązującym od dnia 7 października 2026 r. Regulacje wewnętrzne
• Udział w konferencjach krajowych i zagranicznych obsługiwany jest poza systemem EZD zgodnie z obowiązującymi procedurami: Biuro ds. Personalnych, wyjazdy zagraniczne: Dział Współpracy z Zagranicą
• Dodatkowo procedura dla osób niebędących pracownikami WUM (w tym studenci, doktoranci): https://zagranica.wum.edu.pl/content/wyjazdy-osob-niebedacych-pracownikami-wum

Wynagrodzenie dla osób nie zatrudnionych w WUM:

• Aby dokonać zlecenia lub zamówić wykonanie dzieła należy złożyć umowę zlecenie lub umowę o dzieło wraz z oświadczeniami, a po wykonaniu zlecenia lub dzieła – rachunek.
• Druki dostępne są na stronie Biura ds. Płac
• Dokumenty należy złożyć w Dziale Nauki.
• WUM w umowie reprezentowany jest przez Prorektora ds. Nauki i Transferu Technologii.
• Minimalna stawka godzinowa w 2026 roku w umowie zlecenie to 31,40 zł.
• Minimalna stawka godzinowa w 2027 roku wynosi 32,30 zł.
• Zasady zawierania umów określa Regulamin umów cywilnoprawnych w WUM (Zarządzenie Rektora nr 115/2023)

Ubezpieczenie eksperymentu medycznego. 

Realizacja projektów wymagających zgody odpowiedniej komisji etycznej możliwa będzie po przekazaniu jej do Działu Nauki. Do czasu uzyskania zgody odpowiedniej komisji etycznej wydatkowanie środków jest ograniczone wyłącznie do opłaty za polisę ubezpieczeniową (jeżeli jest wymagana). 

Szczegółowe zasady ubezpieczenia eksperymentów medycznych wraz z aktualnymi stawkami ubezpieczeń opisane są na stronie: ubezpieczenia.wum.edu.pl