INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW
ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO –
KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW	
Wydanie: IV	Obowiązuje od:……. r.	

§ 1
1.	Niniejsza instrukcja określa zasady i tryb realizacji i kontroli wydatków oraz obiegu i archiwizacji dokumentów finansowo – księgowych w ramach projektów krajowych, międzynarodowych i finansowanych z funduszy europejskich, objętych „Regulaminem Realizacji Projektów w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym”, zwanym dalej Regulaminem.
2.	Określenia użyte w Instrukcji są zgodne z zapisami Regulaminu.

§ 2
1.	W momencie rozpoczęcia prac nad przygotowaniem wniosku o dofinansowanie i/lub pojawienia się pierwszych zobowiązań finansowych związanych z projektem, Dział Kompetencyjny nadaje temu projektowi symbol źródła finansowania w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Uczelnia (KOD projektu).
2.	Dodatkowo, jeżeli istnieje taka konieczność, Dział Kompetencyjny występuje do Kwestora o założenie odrębnego rachunku bankowego na potrzeby projektu.

§ 3
Po podpisaniu umowy o dofinansowanie, Dział Kompetencyjny:
1.	opracowuje, w uzgodnieniu z Kwesturą, „Metrykę projektu” (wraz z załącznikami):
•	na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu i przekazuje jej kopie Kierownikowi Projektu, Zastępcy Kwestora ds. Księgowości, właściwemu Dyrektorowi 
2.	jeżeli istnieje taka konieczność, określa propozycję struktury konta pozabilansowego projektu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Regulaminu i występuje do Z-cy Kwestora 
ds. Księgowości o jego utworzenie, w planie kont Uczelni.

realizacja wydatków
Składanie wniosków o realizację wydatków
§ 4
1.	Wnioski o realizację wydatków w ramach projektu przygotowuje i podpisuje Kierownik Projektu.
2.	Wnioski są składane i akceptowane w trybach przewidzianych wewnętrznymi regulacjami Uczelni, 
z zastrzeżeniem ust. 4., w szczególności:
2.1.	Wnioski o zakup towarów (materiałów, aparatury, środków trwałych), usług i prac budowlanych należy wnioskować zgodnie z zasadami i w trybie określonym w wewnętrznym „Regulaminie składania i obiegu wniosków dotyczących zamówień oraz udzielania zamówień publicznych”;
2.2.	Wnioski o delegacje i wyjazdy należy wnioskować na formularzach dostępnych na stronie internetowej Uczelni, składając je w:
•	Dziekanacie: delegacje krajowe nauczycieli akademickich, pracowników inżynieryjno –technicznych i naukowo – technicznych zatrudnionych w wydziale oraz wyjazdy osób niebędących pracownikami Uczelni (z wyłączeniem studentów i doktorantów); Sekretariacie Organizacji Studenckich: wyjazdy studentów i doktorantów;
•	Dziale Kadr: delegacje krajowe pracowników administracji i obsługi, pracowników bibliotecznych
 i informacji naukowej; Dziale Współpracy z Zagranicą – delegacje zagraniczne/ Kwestionariusze skierowania za granicę w celach dydaktycznych, naukowych i szkoleniowych;
2.3.	Wnioski o wynagrodzenia dla członków zespołu projektowego należy wnioskować zgodnie 
z zasadami i w trybie określonym w „Regulaminie wynagradzania i zatrudniania osób uczestniczących w realizacji projektów w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym” (załącznik nr 6 do „Regulaminu Realizacji Projektów w WUM”); wliczając planowane pochodne od wynagrodzeń.
3.	Na wniosku należy podać KOD projektu i pozycję budżetu projektu oraz, jeżeli dotyczy, symbol źródła finansowania kosztów niekwalifikowalnych i/lub wkładu własnego.
4.	W przypadku, gdy zasady programu, z którego projekt jest finansowany i/lub zawarte umowy
o dofinansowanie przewidują dodatkowe warunki i zasady postępowania, które nie są aktualnie obowiązujące w Uniwersytecie, Uczelnia zobowiązana jest je wypełnić.

Zaciąganie zobowiązań
§ 5
1.	Zobowiązania mogą być zaciągane na podstawie zatwierdzonych wniosków o realizację wydatków, zgodnie z ich merytoryczną treścią, do wysokości kwot zarezerwowanych przez Dział Planowania 
i Monitorowania Kosztów.
2.	Zobowiązania mogą być zaciągane jedynie przez osoby upoważnione przez Rektora Uczelni,
w zakresie merytorycznym i kwotowym.
3.	Zobowiązania mogą być zaciągane, m.in., w następujących formach:
a)	Umowa lub zamówienie (w formie pisemnej lub, w sytuacjach określonych w „Regulaminie składania i obiegu wniosków dotyczących zamówień oraz udzielania zamówień publicznych” bez zachowania formy pisemnej) w przypadku zakupu towarów (materiały, aparatura, środki trwałe), usług, prac budowlanych;
b)	Przedpłata na zakup materiałów, usług – za zgodą Kanclerza Uczelni;
c)	Przedpłata na pokrycie kosztów delegacji, wyjazdów, konferencji, kongresu, szkolenia – 
za zgodą Dziekana, Prodziekana, Prorektora lub Kanclerza, zgodnie z zakresem kompetencji;
d)	Zaliczka dla pracowników Uczelni na delegacje krajowe – za zgodą Kwestora;
e)	Zaliczka dla pracowników Uczelni na delegacje zagraniczne – na podstawie zatwierdzonego polecenia wyjazdu służbowego;
f)	Umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło.

Realizacja płatności
§ 6
1.	Płatności) są realizowane na podstawie następujących dokumentów:
a)	faktur VAT i faktur VAT korygujących, rachunków, not obciążeniowych (od podmiotów gospodarczych: osób prawnych, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą) i innych dowodów zewnętrznych uznanych zgodnie z obowiązującymi przepisami o VAT 
za równoważne – np. bilety PKP;
b)	faktur wewnętrznych WNT i IU;
c)	rozliczeń delegacji i wyjazdów (kongresy, szkolenia);
d)	rachunków za wykonaną pracę (osoby fizyczne w ramach umów zlecenia i umów o dzieło);
e)	list wynagrodzeń (obejmujących należność dla pracownika oraz pochodne od wynagrodzeń);
f)	dokumentów wewnętrznych zastępczych, spełniających wymogi ustawy o rachunkowości;
2.	Dokumenty płatności winny zawierać dane zgodne z dokumentami będącymi podstawą ich wystawienia (umowami, zleceniami, itp.).Płatności następują z rachunku bankowego przypisanego do źródła finansowania wskazanego w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Uczelnią.
3.	W przypadku braku środków na rachunku bankowym Dział Kompetencyjny występuje do Kwestora Uczelni z prośbą o zasilenie rachunku bankowego w celu dokonania płatności.
4.	Zwrot środków następuje na podstawie pisma Działu Kompetencyjnego, po przekazaniu z Działu Finansowego informacji o wpływie środków na rachunek bankowy projektu.
5.	Zasady potwierdzania prawidłowości oraz zatwierdzania do wypłaty dokumentów płatności określa tabela przedstawiona w § 7.

KONTROLA, OBIEG i archiwizacja dowodów księgowych
§ 7

Rodzaj dokumentu	Sporządza 	Przyjmuje	Potwierdza prawidłowość	Zatwierdza	Archiwizacja	
faktura i korekta; rachunek;
nota księgowa;
inne uznane za faktury	Podmiot zewnętrzny	Kancelaria lub 
Dział Logistyki	Pod względem merytorycznym: Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej dostawę/usługę i/lub Kierownik Projektu
Pod względem formalnym: Dział Kompetencyjny
Pod względem formalno – rachunkowym: Dział Finansowy
Pod względem dostępności środków we wskazanej pozycji budżetu: Dział Planowania i Monitorowania Kosztów	
Kanclerz / osoba posiadająca stosowne upoważnienie 
i / lub
Kwestor / osoba upoważniona przez Kwestora	Dział Księgowości (AFK)
 – 1 egz.

(przez okres 6 lat od momentu zakończenia projektu; 
po tym okresie dokumentacja przekazywana
jest do 
archiwum uczelni
i archiwizowana zgodnie z § 41 Regulaminu)	
faktura WNT (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów);
faktura IU (importu usług)	Pracownik działu realizującego zamówienie	Dział Finansowy (oryginał);
Dział Księgowości (kopia wraz z rejestrem sprzedaży)	dotyczy oryginału
Pod względem merytorycznym: Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej dostawę /usługę i/lub Kierownik Projektu
Pod względem formalnym: Dział Kompetencyjny
Pod względem formalno – rachunkowym: Dział Finansowy
Pod względem dostępności środków we wskazanej pozycji budżetu: Dział Planowania i Monitorowania Kosztów
Po względem zgodności z przepisami prawa podatkowego: Dział Księgowości			
rozliczenie delegacji; rozliczenie wyjazdu	Delegowany pracownik Uczelni lub osoba wyjeżdżająca	Dział Finansowy	Pod względem merytorycznym: Kierownik Projektu, 
Pod względem formalnym: Dział Kompetencyjny 
Po względem formalno – rachunkowym: Dział Finansowy
Pod względem dostępności środków we wskazanej pozycji budżetu: Dział Planowania i Monitorowania Kosztów			
dowód OT – 
przyjęcia środka trwałego;
dowód OTPB – 
przyjęcia aparatury	Upoważniony pracownik Działu Logistyki / Informatyki / Aparatury i Urządzeń Technicznych / Biura Inwestycji – w systemie elektronicznym	Pod względem merytorycznym (potwierdzenie odbioru i przejęcia odpowiedzialności za środek trwały): Osoba odpowiedzialna materialnie za powierzony składnik majątku i/lub Użytkownik 
Za zgodność z fakturą/dokumentem źródłowym: Dział Księgowości	–		
rachunek do umowy zlecenia lub o dzieło
z osobą fizyczną	Zleceniobiorca	Dział Kompetencyjny	Pod względem merytorycznym (potwierdzenie wykonania umowy): Kierownik Projektu
Pod względem formalnym: Dział Kompetencyjny 
Pod względem formalno – rachunkowym: Dział Płac	Kanclerz / osoba posiadająca stosowne upoważnienie 
i / lub
Kwestor / osoba upoważniona przez Kwestora	Dział Płac (APR)
 – 1 egz.	
lista wypłat wynagrodzeń	Dział Kadr, Dział Płac	Za zgodność z umową o pracę: Pracownik Działu Kadr
Pod względem formalnym: Kierownik Działu Płac			
deklaracja ZUS DRA		Pod względem formalno – rachunkowym: Dział Płac	–		

§ 8
Potwierdzenie prawidłowości dowodu księgowego następuje według wzoru, o ile wytyczne programowe nie wskazują inaczej:
•	Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej dostawę: „sprawdzono pod względem merytorycznym, na sumę … zgodnie z umową/ zamówieniem nr … wnioskiem nr …. Opóźnienie w realizacji i inne zastrzeżenia: …”;
•	Kierownik Projektu: „potwierdzam prawidłowe wykonanie umowy/ zlecenia i/lub odbiór dostawy (towaru/usługi) na potrzeby projektu”;
•	W przypadku występowania odliczeń VAT-u, opis dla celu odliczenia podatku VAT od dokonanych zakupów; Kierownik Projektu (odpowiednio a, b, c, d lub e):
a)	wartość zakupu na potrzeby działalności opodatkowanej – VAT do odliczenia w całości
	Netto: ………
	VAT: ……….
b)	wartość zakupu na potrzeby działalności opodatkowanej i zwolnionej – VAT do odliczenia wg wskaźnika proporcji
	Netto: ………
	VAT: ……….
c)	wartość zakupu na potrzeby działalności finansowanej z dotacji i opodatkowanej VAT do odliczenia wg prewskaźnika proporcji
	Netto: ………
	VAT: ……….
d)	Wartość zakupu na potrzeby działalności finansowanej z dotacji, działalności zwolnionej, działalności opodatkowanej – VAT do odliczenia wg prewskaźnika proporcji i wskaźnika proporcji
Netto: ………
VAT: ……….
e)	wartość zakupu na potrzeby działalności „NP” niepodlegającej opodatkowaniu na terytorium Polski
	Netto: ………
	VAT: ……….
•	Pracownik Działu Kompetencyjnego (w zależności od wymogów wytycznych projektowych):
•	KOD projektu (symbol źródła finansowania),
•	numer umowy o dofinansowanie, nazwa projektu,
•	pozycja budżetu, symbol konta pozabilansowego,
•	kwota kosztów kwalifikowalnych (do refundacji) oraz wkładu własnego i kosztów niekwalifikowalnych
	Netto: ………
	VAT: ……….
•	nr rachunku bankowego, z którego należy dokonać płatności,
•	okres raportowania, z którym dany dokument jest związany,
•	informacja o zastosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
•	nazwa i numer zadania,
•	nazwa przedmiotu zamówienia,
•	źródła finansowania,
•	informacja o współfinansowaniu projektu z instytucji finansującej.
§ 9
1.	Oryginały dowodów księgowych, z wyłączeniem dokumentów wynagrodzeń, przechowywane są 
w Dziale Księgowości, przez okres 6 lat od zakończenia projektu. Po tym okresie, przekazywane są do archiwum uczelni i archiwizowane zgodnie z zasadami określonymi w § 40 Regulaminu.
1.1.	W przypadku projektów finansowanych z funduszy europejskich, międzynarodowych 
i strategicznych programów krajowych, Dział Księgowości gromadzi dowody księgowe 
w wyodrębnionych dla każdego projektu teczkach z opisem:
a)	nazwa i KOD projektu;
b)	okres realizacji;
c)	okres archiwizacji.
1.2.	Kserokopie zatwierdzonych dowodów księgowych oraz dowodów zapłaty w postaci wyciągów bankowych (odrębnie dla każdego dokumentu), o ile nie są umieszczone w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Uczelnią, Dział Księgowości przekazuje do Działu Kompetencyjnego 
w uzgodnionych terminach.
2.	Oryginały dokumentacji wynagrodzeń, w tym listy wynagrodzeń, rachunki osób fizycznych, wnioski o wynagrodzenia uzupełniające i zlecenia ich wypłat) jest przechowywana w Dziale Płac.
2.1.	Kserokopie dokumentów związanych z wypłatą wynagrodzeń, rozliczeń ZUS i podatku PIT, Dział Płac przekazuje do Działu Kompetencyjnego w uzgodnionych terminach.

KONTROLA wydatków i dokumentów finansowo – księgowych 
przed złożeniem raportów finansowych
§ 10

Przedmiot kontroli	Zakres kontroli	Odpowiedzialność	
Wyciąg wyodrębnionego rachunku bankowego	Wpłaty i wypłaty – zgodność z umową, wnioskiem o płatność	Kierownik Działu Kompetencyjnego	
	Wypłaty – zgodność z ewidencją księgową, 
z kontrolą przeliczeń walut na PLN	Kierownik Działu Finansowego	
	Wypłaty – zwroty – zgodność z raportami rozliczeniowymi	Zastępca Kwestora 
ds. Finansowych	
Dowody księgowe	Zapisy ksiąg rachunkowych, kont bilansowych
(kosztowych, rozrachunkowych, bankowych)
i pozabilansowych – zgodność zapisów z dokumentami źródłowymi	Dział Ewidencji Kosztów i Gospodarki Materiałowej oraz 
Dział Księgowości	
		Zastępca Kwestora 
ds. Księgowości	
Dowody księgowe	Zgodność zapisów kont bilansowych i pozabilansowych 
z kategoriami kosztów w budżecie projektu	Dział Planowania i Monitorowania Kosztów oraz 
Dział Kompetencyjny